Introduction
Travailler avec des freelances est une solution efficace pour gagner en flexibilité et en expertise. Cependant, cette collaboration n’est pas sans risques pour les entreprises : requalification en contrat de travail, responsabilité solidaire URSSAF, problèmes fiscaux ou litiges en cas de prestation non conforme.
Pour éviter ces pièges, il est indispensable de vérifier certains documents administratifs avant de signer un contrat. Quels sont les documents obligatoires à demander à un freelance pour protéger votre entreprise ? Découvrez les 4 documents incontournables à exiger avant toute mission pour garantir une relation sereine et conforme avec vos prestataires indépendants.
Pourquoi sécuriser vos collaborations avec les freelances ?
Travailler avec des freelances apporte flexibilité et expertise à votre entreprise. Cependant, il est essentiel d’anticiper certains risques administratifs et juridiques pour éviter des complications comme la requalification en contrat de travail, la co-responsabilité sociale et fiscale, ou encore l'absence de couverture en cas de litige.
Avant d’entamer une collaboration, voici les 4 documents clés à demander à un freelance pour sécuriser la relation et protéger votre entreprise.
1. L’Extrait KBIS ou Attestation RNE : preuve de l’existence légale du freelance
📌 Pourquoi le demander ?
L’Extrait KBIS (pour les sociétés) ou l’Attestation RNE (pour les entrepreneurs individuels) prouve que le freelance est bien immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire National des Entreprises.
⚠️ Les risques en cas d’absence de ce document
- Risque de travail dissimulé si le freelance n'est pas enregistré.
- Possibilité de requalification en contrat de travail s’il ne prouve pas son indépendance.
✅ Bonnes pratiques
- Demandez un extrait de moins de 3 mois.
- Renouvelez cette vérification tous les 3 mois pour assurer le suivi.
2. L’attestation de vigilance URSSAF : pour éviter la co-responsabilité sociale
📌 Pourquoi le demander ?
L’attestation de vigilance, délivrée par l’URSSAF, prouve que le freelance est à jour dans ses cotisations sociales.
⚠️ Les risques en cas d’absence de ce document
- Si le freelance ne paie pas ses cotisations, l’URSSAF peut vous tenir pour responsable.
- Obligatoire pour toute prestation supérieure à 5 000€ HT, même si les paiements sont fractionnés.
✅ Bonnes pratiques
- Demandez ce document avant de signer le contrat.
- Exigez un renouvellement tous les 6 mois pour les missions longues.
3. L’attestation de régularité fiscale : pour éviter la co-responsabilité fiscale
📌 Pourquoi le demander ?
Ce document, fourni par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), garantit que le freelance est en règle avec ses obligations fiscales (impôts, TVA).
⚠️ Les risques en cas d’absence de ce document
- Vous pourriez être tenu responsable en cas de redressement fiscal.
- Risque de sanctions pour non-conformité lors d’un contrôle fiscal.
✅ Bonnes pratiques
- Vérifiez la date de validité : elle expire le 31 décembre de l’année d’émission.
- Demandez une mise à jour annuelle pour les collaborations récurrentes.
4. L’attestation de Responsabilité Civile Professionnelle (RC PRO) : protection en cas de litige
📌 Pourquoi le demander ?
L’assurance RC PRO couvre les dommages matériels, corporels ou immatériels causés par le freelance dans le cadre de sa mission.
⚠️ Les risques en cas d’absence de ce document
- En cas de faute professionnelle, votre entreprise peut être tenue responsable et supporter seule les coûts du litige.
- Si le freelance cause un dommage financier ou opérationnel, vous risquez des poursuites.
✅ Bonnes pratiques
- Assurez-vous que la couverture est valable pour l’activité exercée.
- Vérifiez que l’attestation est renouvelée chaque année.
Pourquoi ces vérifications sont essentielles ?
- Anticipez les risques : Sécuriser la collaboration permet d'éviter les litiges et de garantir une mission sereine.
- Protégez votre entreprise : Assurez-vous que le freelance est en règle pour éviter la co-responsabilité sociale et fiscale.
- Gagnez en crédibilité et efficacité : Mettre en place un process clair améliore la gestion de vos ressources externes.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous sécurisez vos relations avec les freelances et assurez la conformité légale de vos collaborations.
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